شرح شغل سندی جامع است که وظایف، مسئولیتها، نحوه انجام کار، افراد مرتبط، تعداد دفعات انجام و اهداف مرتبط با مأموریت سازمان را مشخص میکند.
دلایل استفاده کارفرمایان از شرح شغل:
- کمک به برنامهریزی شغلی.
- شفافسازی مأموریتها در سطح نقش، بخش یا سازمان.
- ارزیابی عملکرد کارکنان.
- تعیین سطح حقوق و دستمزد.
- طراحی عناوین شغلی و معیارهای پرداخت.
- رعایت الزامات قانونی (مانند قانون کار ، سختی کار و….).
- جذب نیروی متخصص.
اهمیت شرح شغل:
- برای کارمندان: راهنمایی واضح برای انجام وظایف.
- برای سرپرستان: ابزاری برای سنجش عملکرد.
۱. تجزیه و تحلیل شغل
- مصاحبه با کارمند فعلی برای شناخت دقیق وظایف.
- مشاهده روش انجام کار.
- برای مشاغل جدید، استفاده از پرسشنامه یا فرمهای کاری.
- مراجعه به منابع مانند آمارهای کاری یا کتابچههای راهنمای شغلی.
- ثبت نتایج با بازخورد کارمند و سرپرست.
عناصر کلیدی در این مرحله:
- توانایی: مهارتهای قابل مشاهده برای تولید نتیجه.
- مدارک/تجربه: حداقل تحصیلات، تجربه یا گواهینامه (با تأکید بر اینکه مدارک غیرضروری ممکن است استعدادهای با تجربه را از دست بدهد).
- عوامل محیطی: شرایط کاری (داخلی/خارجی).
- دانش: اطلاعات لازم برای انجام کار.
- نیازهای جسمانی/روحی: با رعایت ADA (اجتناب از شرایط غیرضروری که ممکن است افراد معلول را محدود کند).
- مهارت: توانایی انجام فعالیتهای آموختهشده.
۲. تعیین توابع اساسی
- شناسایی وظایف ضروری و حاشیهای.
- برچسبگذاری توابع اساسی (وظایفی که عدم انجام آنها باعث اختلال در عملکرد سازمان میشود).
- تعیین تعداد دفعات یا زمان انجام هر وظیفه.
- بررسی امکان تغییر روش انجام کار یا واگذاری آن به دیگران.
۳. سازماندهی دادهها
ساختار شرح شغل باید شامل موارد زیر باشد:
- عنوان شغلی
- سطح حقوق: حداقل و حداکثر دستمزد و برخورداری از اضافه کار.
- گزارش به: عنوان سرپرست.
- تاریخ: آخرین بروزرسانی.
- خلاصه/هدف: اهداف کلی شغل.
- توابع اساسی: نحوه و تعداد دفعات انجام وظایف.
- شایستگی: دانش، مهارت و توانایی موردنیاز.
- مسئولیتهای نظارتی: تعداد زیردستان و سطح نظارت.
- محیط کار: شرایط فیزیکی (دما، صدا، مکان).
- نیازهای جسمانی: مانند بلند کردن، نشستن، رانندگی.
- ساعت کاری: تماموقت/پارهوقت، اضافهکاری، شیفتها.
- سفر: درصد زمان سفر مرتبط با شغل.
- تحصیلات و تجربه: حداقل مدارک یا تجربه موردنیاز.
- گواهینامههای تکمیلی: مهارتهای خاص یا تجربه با تجهیزات.
- رعایت الزامات استخدامی : نظیر تامین شرایط کاری لازم برای معلولین و یا برخورداری آنها از سهمی .
۴. افزودن سلب مسئولیت
افزودن بندی که مشخص کند شرح شغل شامل تمام وظایف نیست و ممکن است تغییر کند.
۵. امضاها
امضای کارمند و سرپرست برای تأیید درک وظایف و اعتبار شرح شغل.
۶. نهاییسازی
بررسی نهایی توسط مدیریت و سرپرست، استفاده در آگهیهای شغلی، مصاحبهها و ارزیابی عملکرد.
نگهداری:
ذخیره شرح شغل در محیط امن (دیجیتال یا کاغذی) و دسترسی محدود به آن.
این ساختار به سازمانها کمک میکند تا شرح شغلی دقیق، قانونی و کاربردی تهیه کنند که هم برای کارمندان و هم کارفرمایان مفید باشد.
