در وهله نخست شناسایی علت اصلی به وجود آمدن نیروی انسانی مازاد حیاتی است تا بدانیم چه اقداماتی برای رفع آن باید انجام داد:
پیش‌بینی نامناسب: هنگامی که یک سازمان تعداد افراد موردنیاز برای اجرای یک پروژه جدید را اشتباه محاسبه می‌کند، ممکن است کارکنانی بیش از میزان واقعی موردنیاز استخدام کند. برای مثال، زمانی که شغل پاره‌وقت بهتر است، ممکن است یک کارمند تمام‌وقت استخدام کنید.
شرایط اقتصادی غیرقابل پیش‌بینی: در زمان عدم‌اطمینان اقتصادی، مانند رکود بازار، شرکت‌ها اغلب با چالش متعادل‌‌‌سازی نیروی کار برای همسویی با نیازهای کسب‌و‌کار مواجه می‌‌‌شوند. این شرایط ممکن است ناخودآگاه ما را به سوی اجتناب از اخراج نیروها سوق دهد، اما می‌تواند منجر به حفظ کارکنان مازاد شود و وضعیت حساسی را ایجاد کند که نیاز به هدایت دقیق دارد.
کارکنان آموزش‌‌‌های متقابل ندارند: آموزش متقابل ناکافی، کارکنان را از انجام کارهایی فراتر از شرح وظایفشان بازمی‌‌‌دارد. آموزش باعث توسعه کارکنان می‌شود و در زمان و هزینه صرف‌شده برای استخدام کارکنان اضافی صرفه‌‌‌جویی می‌کند. به عنوان مثال، ارتقای مهارت مهندسان نرم‌افزار می‌تواند نیاز به استخدام را در هنگام ظهور تکنولوژی‌‌‌های جدید از بین ببرد.
کارکنان، چابک یا انعطاف‌‌‌پذیر نیستند: سخت گرفتن شرایط کاری، می‌تواند سازگاری سازمان با شرایط متغیر را دچار اختلال کند. در نتیجه زمانی که یکسری مشاغل مازاد بر احتیاج می‌‌‌شوند، منجر به ایجاد پرسنل مازاد می‌شود.
ظهور تکنولوژی‌‌‌های جدید: پیشرفت‌‌‌های تکنولوژیک مانند اتوماسیون، گاهی اوقات می‌تواند با منسوخ کردن برخی از نقش‌‌‌های شغلی، منجر به افزایش بیش از حد نیروی انسانی شود.
آگاهی مدیر از مهارت‌‌‌های تیم: مدیران باید دانش جامعی از مهارت‌‌‌ها و تجربیات اعضای تیم خود داشته باشند. این اطلاعات مدیران را قادر می‌‌‌سازد با منابع انسانی همکاری کنند و تصمیمات آگاهانه‌‌‌ای در مورد استخدام بگیرند و نیروی کار چابک‌‌‌تر و پاسخگو را پرورش دهند.
ریسک‌‌‌های نیروی انسانی مازاد
افزایش هزینه‌‌‌های نیروی کار: مهم‌ترین ریسک پرسنل مازاد افزایش هزینه‌‌‌هاست. نیروی کار بخش قابل‌توجهی از مخارج سازمانی را تشکیل می‌دهد که شامل حقوق، مزایا و سایر هزینه‌‌‌های مربوط به غرامت می‌شود. حفظ کارکنان مازاد بدون بار کاری متناسب می‌تواند مقیاس‌های مالی را منحرف کند و به طور بالقوه منجر به ورشکستگی شود.
نقطه ضعف رقابتی: پرسنل مازاد، می‌تواند منابع حیاتی را به سمت و سوی دیگری سوق دهد که در غیر‌این صورت می‌توانست محصولات و خدمات را بهبود بخشد. شرکت‌هایی که با کارکنان مازاد دست و پنجه نرم می‌کنند، در معرض خطر از دست دادن سهم بازار و واگذاری آن به رقبای ضعیف‌تر از خود هستند، زیرا هزینه‌‌‌های بالای نیروی کار مانع از اقدامات استراتژیک مانند گسترش خطوط تولید یا ورود به بازارهای جدید می‌شود. علاوه بر این، نیروی انسانی مازاد اغلب منجر به سلسله مراتب غیرضروری می‌شود و فرآیندهای تصمیم‌گیری را کند می‌کند. این امر انطباق‌‌‌پذیری را مختل می‌کند و باعث می‌شود شرکت‌ها در پاسخ به تغییرات بازار از رقبای چابک‌‌‌تر خود عقب بمانند.
مشکل در هماهنگی: تعداد بالای اعضای تیم می‌تواند مشکلاتی را در هماهنگی ایجاد کند. در نتیجه مدیران موظف به شفاف‌‌‌سازی مسیر شده یا حتی ممکن است در پشتیبانی از کارکنان با مشکل مواجه شوند. وقتی زیردستان زیادی وجود دارند که باید اداره شوند، عدم‌ارتباط و سردرگمی نقش به وجود می‌‌‌آید و در نهایت بر خروجی یا حتی خدمات مشتری تاثیر می‌‌‌گذارد. به عنوان مثال، دستورالعمل‌‌‌های متناقض از چند نماینده ارائه‌دهنده خدمات مشتری، ممکن است این تصور را ایجاد کند که شرکت بی‌‌‌نظم است.
روحیه ضعیف کارکنان: وقتی کارکنان زیادی برای مسوولیت‌‌‌ها رقابت می‌کنند، ممکن است احساس کنند که ارزش کمتری دارند. زمانی که کارکنان فکر می‌کنند نقش‌‌‌هایشان در خطر است، روابط خصمانه در محل کار شکل می‌گیرد و به استرس و فشار دامن می‌‌‌زند. نیروی انسانی مازاد می‌تواند منجر به کسالت و نارضایتی شود، چون کارکنان زمان زیاد می‌‌‌آورند.
بهره‌‌‌وری پایین: داشتن تعداد زیاد نیروی کار می‌تواند منجر به کاهش بهره‌‌‌وری به دلیل ناکارآمدی شود. بخش‌‌‌ها یا تیم‌‌‌هایی که با مازاد نیروی انسانی مواجه هستند ممکن است همکاری نکنند و کارکنانی که کمتر مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرند ممکن است خود را بدون وظایف هدفمند بیابند. این می‌تواند منجر به از دست دادن پروژه‌‌‌ها و فرآیندهای مفید شده و در نهایت بهره‌‌‌وری کلی را کاهش دهد.
اخراج: هزینه‌‌‌های بالای نیروی کار همزمان با بهره‌‌‌وری پایین، اغلب شرکت‌ها را مجبور می‌کند برای صرفه‌‌‌جویی در هزینه‌‌‌ها و جلوگیری از بحران‌های مالی تصمیم‌‌‌های سختی اتخاذ کنند؛ از جمله اخراج کارکنان. به عنوان مثال، متا در سپتامبر ۲۰۲۲ بیش از ۸۰هزار پرسنل داشت. دو ماه پس از آن، این شرکت مجبور شد ۱۱هزار یا حدود ۱۳درصد از نیروی کار خود را اخراج کند.
چگونه منابع انسانی می‌تواند در ۵ مرحله از مازاد نیروی انسانی جلوگیری کند؟
منابع انسانی باید به طور مستمر بر تعداد کارکنان خود نظارت داشته باشد تا از مازاد نیروی انسانی جلوگیری شود. در اینجا به استراتژی‌‌‌های پیشنهادی اشاره می‌شود:
۱- تجزیه و تحلیل کامل نیروی کار: با انجام یک ممیزی جامع برای شناسایی بخش‌هایی که دارای نیروی انسانی مازاد هستند و درک دلایل آن شروع کنید. داده‌‌‌های کارکنان از جمله بهره‌‌‌وری، نرخ ترک شغل و جدول زمانی پروژه را جمع‌‌‌آوری کنید و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد استخدام استراتژیک، آموزش، و تخصیص منابع استفاده کنید. علاوه بر این، برای آماده ماندن، نیازبه نیروی کار آینده را بر اساس داده‌‌‌های تاریخی و روند بازار پیش‌بینی کنید.
۲- افزایش شفافیت: کارکنان را در مورد نگرانی‌ها در خصوص مازاد نیروی انسانی و اقدامات انجام‌شده مطلع کنید. ارتباط باز بین منابع انسانی، مدیران و روسای بخش را تشویق کنید. از طریق نظرسنجی‌‌‌ها و جلسات برای به دست آوردن بینش در مورد حجم کاری و شناسایی مواردی از پرسنل مازاد یا کمبود کارکنان، بازخوردهای لازم را جمع‌‌‌آوری کنید.
۳- طرح کارکنان قابل اعتماد را ایجاد کنید: یک برنامه پرسنلی دقیق تهیه کنید که به طور شفاف کارکنان موردنیاز و مهارت‌‌‌های خاص آنها را برای هر بخش مشخص کند. این کار کمک می‌کند از تعداد مناسب کارکنان ماهر برای برآورده کردن نیازهای فعلی و آینده اطمینان یابید. همچنین به طور منظم برنامه را برای بهینه‌‌‌سازی سطوح کارکنان به‌‌‌روز کنید.
۴- روی آموزش متقابل و ارتقای مهارت سرمایه‌گذاری کنید: نیروی کار خود را به مهارت‌‌‌های گوناگون مجهز کنید که به آنها امکان انجام وظایف مختلف را می‌دهد. این کار نه‌تنها به توسعه و مشارکت کارکنان کمک می‌کند، بلکه نیاز به استخدام اضافی در دوره‌‌‌هایی که حجم کار بالاست را از بین می‌برد. همچنین برنامه‌‌‌های آموزشی را با تغییر نقش‌‌‌ها یا خواسته‌‌‌های پروژه هماهنگ کنید.
۵- شیوه‌‌‌های استخدام کارکنان را بهبود دهید: برنامه‌‌‌ریزی نیروی کار موثر و معیارهای استخدام را برای جلوگیری از نیروی انسانی مازاد در آینده به کار گیرید. اهداف بلندمدت شرکت خود را بشناسید و استراتژی‌‌‌های استخدام را بر اساس آن هماهنگ کنید.
نتیجه‌‌‌گیری
از تاثیر منفی پرسنل مازاد بر عملکرد مالی شرکت نمی‌توان چشم‌‌‌پوشی کرد. این اتفاق می‌تواند به دلیل عوامل مختلفی مانند تغییرات غیرمنتظره بازار، برنامه‌‌‌ریزی ناکافی نیروی کار، فقدان فرصت‌‌‌های آموزشی و توسعه، یا شیوه‌‌‌های استخدام ناکارآمد رخ دهد. با این حال، راه‌‌‌های موثری برای مقابله با این مشکل وجود دارد. به‌کارگیری تجزیه و تحلیل نیروی کار، کانال‌‌‌های ارتباطی باز، و توسعه یک برنامه کامل برای کارکنان، گام‌‌‌های مهمی در رسیدگی به نیروی مازاد هستند. علاوه بر این، اجرای برنامه‌‌‌های یادگیری و توسعه و تقویت استراتژی‌‌‌های استخدام می‌تواند به طور قابل‌توجهی به حل مشکل کمک کند. با شناسایی نشانه‌‌‌های مازاد پرسنل و اجرای اقدامات مناسب، منابع انسانی می‌تواند پیامدهای منفی آن را کاهش داده و در نهایت به سوددهی سازمان کمک کند.
