اینکه برای یک استارت¬آپ(stastup) کوچک کار می‌کنید یا یک شرکت با هزاران کارمند، فرقی نمی‌کند در هر صورت باید بدانید که تیم شما به مرور زمان چگونه رشد می‌کند، به عبارت دیگر چه کسی را و در چه زمانی می‌خواهید جذب و استخدام کنید. برای ساده‌تر کردن مراحل فرایند جذب و استخدام لازم است که یک برنامه برای آن تهیه کرده و مطمئن باشید که براساس این برنامه می‌توانید استعداد مورد نیاز خود را بیابید.
سؤال این است که چگونه می‌توانید یک برنامه جذب و استخدام تهیه کنید؟
این برنامه چگونه منعکس‌کننده ماهیت پویای بازار کار حاضر باشد؟ یافتن بهترین افراد که بتوانند در فرهنگ سازمان شما جای گرفته و با شما مشارکت داشته باشند، هم چالش و هم یک فرصت است. اگر ارزیابی فرایند جذب و استخدام به درستی انجام شود، استخدام متقاضی و نگه‌داشتن آن، آسان‌تر خواهد بود. با ما همراه باشید تا از مراحل مورد نیاز برای توسعه و اجرای بهترین روش استخدام مطلع شوید!
منظور از فرایند جذب و استخدام چیست؟
زمانی که شرکت سعی دارد تا با جمعی از متقاضیان کار روبه‌رو شود فرایند جذب و استخدام را در پیش می‌گیرد. شرکت‌ها از پست‌های شغلی خود در وب‌سایت شرکت و دیگر وب‌سایت‌های خارجی تبلیغ می‌کنند و همچنین در میان منابع موجود از منابعی همچون پردیس دانشگاهی و رسانه‌های اجتماعی، برای دستیابی به متقاضیان احتمالی کمک می‌گیرند. متقاضیانی که به درخواست‌های استخدامی پاسخ دهند، مورد بررسی قرار می‌گیرند تا مشخص شود که آیا برای رفتن به مرحله بعد واجد شرایط هستند یا خیر.
این ارزیابی متقاضی ممکن است شامل مصاحبه یا سایر روش‌های ارزیابی باشد. ممکن است کارفرمایان پیشینه کارمندان آینده خود را بررسی کرده و همچنین قبل از پیشروی با روند مصاحبه، به منابع مراجعه کنند. درواقع می‌توان گفت که یک سازمان برای جذب یک کارمند جدید نیاز دارد تا فرایندی را به صورت مرحله به مرحله جهت شناسایی نیازها و درنهایت استخدام داوطلبین واجد شرایط، طی کند.
یک فرایند جذب و استخدام دقیق یک عنصر ضروری برای موفقیت سازمان است.
تدوین و اجرای یک برنامه استخدام مداوم، به بهینه‌سازی توانایی شما در شناسایی قویترین افراد کمک می‌کند، ضمن اینکه در صورت نیاز به بهبود می‌توانید درک روشنی از روند جذب خود ایجاد کنید. علاوه بر این، استخدام با امضاء نامه پیشنهاد شغلی خاتمه نمی‌یابد. انتقال نامه پذیرفته‌شده از طریق فرایند ورود به سیستم و ورود به دوره اولیه اشتغال، برای رشد طولانی‌مدت سازمان بسیار حیاتی است.
در چشم‌انداز فرایند استخدام دیده می‌شود که این فرایند به‌طور فزاینده‌ای رقابتی است لذا به یک استراتژی اختصاصی نیاز دارید تا بتوانید استعدادی را که متناسب با فرهنگ شماست و برای نقشتان مناسب است، در اطراف خود تشخیص دهید. اگر بتوانید به درستی ارزیابی فرایند جذب را پیش ببرید، می‌توانید به هر چیزی برسید اما اگر در این کار اشتباه کنید با ناسازگاری نیروی کار و افزایش هزینه‌ها روبه‌رو خواهید شد.
۱۵ قدم تا جذب و استخدام موفق
همان‌طوری که در بخش قبل گفتیم فرایند استخدام تمامی مراحل جذب کارجو از آگهی گرفته تا فرم پیشنهاد شغلی را شامل می‌شود. ما در ۱۴ قدم به شما می‌گوییم که چگونه می‌توانید با پیروی درست هر مرحله به راحتی استعداد برتر را جذب کنید:
۱. نیاز به جذب و استخدام را مشخص کنید:
یک استخدام موفق با شناسایی نیازهای سازمان آغاز می‌شود، بنابراین اولین قدم برای جذب صحیح شناسایی نیازهای استخدام و شکاف¬های مهارتی است که با استعدادهای موجود قادر به پر کردن آن نیستید. این نیازها می‌تواند متفاوت باشد، از پر کردن جای خالی یک سمت شغلی گرفته تا مدیریت بهتر حجم کاری تیم یا گسترش فعالیت‌های سازمان؛ به عبارتی موقعیت‌ها یا تازه شکل گرفته یا اخیراً خالی شده‌اند.
می‌توانید با در نظر گرفتن عوامل مهمی همچون گردش مالی کارمندان، تجزیه‌وتحلیل رشد شرکت یا پیش‌بینی پیشرفت‌ها شروع کنید زیرا این موارد بر نیازهای استخدامی شما تأثیر می‌گذارند. تخمین بزنید که کدام بخش‌ها و نقش‌ها نیاز به تقویت دارند و چرا؟ آیا فرد موردنظر یکی از اعضای کلیدی تیم خواهد بود؟ آیا با ورود فرد جدید پروژه جدیدی آغاز خواهد شد؟ با شناسایی حجم کاری که در آینده باید با آن مقابله کنید و اینکه تیم شما چه مهارت‌هایی را از دست خواهد داد، می‌توانید رویکرد پیشگیرانه اتخاذ کرده و با درک نیاز به نیروی انسانی جدید، جذب صحیح‌تری داشته باشید.
۲. یک برنامه جذب و استخدام آماده کنید:
در مورد مواضع تازه شکل گرفته سازمان، باید به‌وضوح چگونگی هماهنگی نقش جدید با اهداف و برنامه کاری سازمان مشخص شود. در این مرحله می‌توانید تجزیه و تحلیل خود را عملی کنید و تخمین بزنید که در هر بخش به چه تعداد نیروی جدید نیاز دارید. این تحلیل به شما کمک می‌کند تا از قبل برنامه‌ریزی کرده و نیازهای آینده خود را به‌موقع پیش‌بینی کنید تا بتوانید برای آن آماده شوید. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید یک تقویم استخدامی کامل برای سال تهیه کنید. این تقویم می‌تواند موقعیت‌هایی که هرچند وقت به نیروی جدید نیاز دارند، کل افرادی که برای هر بخش نیاز است و یک جدول زمانی برای شروع هر دوره از استخدام را شامل شود.
همچنین استراتژیک بودن نحوه تبلیغ موقعیت جدید در داخل و خارج، یکی از مواردی است که در ارزیابی فرایند جذب باید موردتوجه قرار گیرد، مانند: معیارهای بررسی اولیه و ارزیابی متقاضی، روند مصاحبه به چه شکلی خواهد بود و چه کسی با متقاضیان مصاحبه می‌کند.
۳. یک آگهی و شرح شغلی بنویسید:
استخدام متقاضی با تهیه یک آگهی شغلی به صورت فهرستی اولویت‌بندی شده، شروع می‌شود که شامل مقررات شغلی، مدارک خاص، خصوصیات موردنظر و میزان تجربه است. یک آگهی شغلی همچنین باید شامل اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا باشد.
۴. شغلتان را تبلیغ کنید:
برای شناسایی و استخدام متقاضی بالقوه و ماهر باید از خودتان شروع کنید؛ می‌توانید کارمندان فعلی را از استخدام آگاه کنید. اگر تصمیم دارید که از افراد داخلی برای پر کردن سمت شغلی موردنظر استفاده کنید بنابراین تبلیغات شغلی در این مرحله متوقف می‌شود، اما اگر به دنبال افرادی غیر از کارمندان داخلی شرکت هستید حتماً این مورد را متذکر شوید.
برای تبلیغ شغل خود می‌توانید از وب‌سایت شرکت، شبکه‌های اجتماعی، سایت‌های اعلان شغلی همچون Linkdin، جابینجا، جاب ویژن، کاربانک، ایران تلنت، ای استخدام و نمایشگاه‌های کسب‌وکار، رویدادها و نشریه‌های صنعتی، تبلیغات روزنامه‌های محلی و تبلیغات دهان‌به‌دهان، استفاده کنید. احتمالاً برای تبلیغات شغل خود به ترکیبی از روش‌های فوق نیاز خواهید داشت.
مراحل جذب و استخدام
۵. بررسی درخواست‌ها:
به‌احتمال‌زیاد سازمان شما از قبل مکانیسمی را برای دریافت درخواست‌ها و ارزیابی متقاضی تعیین کرده است مثل ایمیل یا سیستم ردیابی متقاضیان(ATS). در بسیاری از موارد روند بررسی از نمایندگان منابع انسانی آغاز می‌شود که درخواست‌ها را بررسی کرده و هر متقاضی را که حداقل شرایط لازم برای آن سمت یا شرکت را نداشته باشد، حذف می‌کند. در موارد دیگر ممکن است تیم استخدام¬کننده یا مدیر استخدام بخواهد هر درخواست را بررسی کند. بعد از جمع‌آوری درخواست‌ها و رزومه‌های افراد واجد شرایط، مسئولین استخدام باید مجدداً رزومه این افراد را بررسی کرده و قبل از استخدام متقاضی، او را برای مصاحبه احضار کنند.
ولی در روند بررسی متقاضیان استفاده از یک ابزار آنلاین برای تسهیل فرآیند جذب و استخدام الزامی است. در دنیا از این نرم افزار با نام Applicant Tracking system یا نرم افزار مدیریت فرآیند جذب و استخدام یاد می‌شود.
۶. مصاحبه تلفنی/ ارزیابی اولیه:
مصاحبه‌های اولیه معمولاً با تماس تلفنی HR(نمایندگان منابع انسانی) آغاز می‌شود. مصاحبه‌های تلفنی تعیین می‌کند که آیا متقاضیان برای جایگاه شغلی موردنظر، فرهنگ و ارزش‌های یک سازمان شرایط لازم را دارند یا خیر. مصاحبه تلفنی این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازد تا ضمن صرفه‌جویی در منابع شرکت، زمان ارزیابی و انتخاب کارجو نیز دقت بیشتری داشته باشند.
مصاحبه
۷. مصاحبه:
بسته به اندازه سازمان و تیم استخدام، یک یا چند مصاحبه برای داوطلبین باقی‌مانده برنامه‌ریزی می‌شود. مصاحبه‌ها شامل موارد زیر است:
مصاحبه اولیه معمولاً مصاحبه حضوری بین متقاضی و مدیر استخدام است. مکالمات در مصاحبه اول معمولاً بر تجربه، مهارت‌ها، سابقه کار و در دسترس بودن متقاضی متمرکز می‌شود.
مصاحبه‌های اضافی با مدیریت، کارمندان و سایر اعضای سازمان می‌تواند به صورت فردی یا یک مصاحبه گروهی باشد. این مصاحبه‌ها ممکن است رسمی یا غیررسمی باشد مثلاً از طریق سایت یا به صورت آنلاین از طریق Skype، google hangouts و غیره. مصاحبه‌های گروهی عمیق‌تر هستند؛ به‌عنوان مثال در مصاحبه‌هایی که بین یک فرد و تیم استخدام‌کننده انجام می‌شود هر یک از اعضای تیم برای جلوگیری از افزونگی و اطمینان از گفتگویی عمیق، بروی نقش، صلاحیت‌ها و تجربه فرد تمرکز می‌کند.
مصاحبه‌های نهایی اغلب گفتگو با رهبر ارشد شرکت یا یک مصاحبه‌کننده از مراحل اولیه فرایند استخدام( برای بحث عمیق‌تر)، را شامل می‌شود. معمولاً تعداد کمی از متقاضیان برای مصاحبه نهایی دعوت می‌شوند.
۸. تمرکز برروی ظرفیت‌های کارجو نه موفقیت‌های گذشته:
موفقیت‌های گذشته کارجو در روند جذب و استخدام بسیار مهم است، ولی مهم‌تر از آن ظرفیت و استعداد کارجو در شغل مورد نظر است.
یادتان باشد که دستاوردهای گذشته به معنای موفقیت‌های آینده نیست و نخواهد بود. در هنگام جذب نیروی جدید و بااستعداد بهتر است به دنبال متقاضیانی بگردید که در گذشته در حیطه‌ی موردنظر شما موفق عمل کرده‌اند.
۹. ارزیابی متقاضی:
سازمان پس از اتمام مصاحبه یا در طول تکمیل آن یک یا چند تست استاندارد به متقاضیان ارائه می‌دهد. این تست‌ها طیف گسترده‌ای از متغیرها نظیر ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مسئله، استدلال، درک مطلب، هوش هیجانی و موارد دیگر را اندازه می‌گیرند.
۱۰. بررسی سابقه و هدف:
همواره بخشی از فرم استخدامی به بررسی سابقه متقاضی مربوط می‌شود. در این بخش سابقه کیفری، اشتغال و صلاحیت متقاضی، موردبررسی قرار می‌گیرد. برخی سازمان‌ها حساب‌های رسانه‌های اجتماعی متقاضیان مثل فیس‌بوک، توییتر و غیره را نیز بررسی می‌کنند. بسته به موقعیت شغلی ممکن است تست مواد مخدر نیز لازم شود.
۱۱. تصمیم‌گیری:
پس از انجام بررسی سابقه و سایر موارد، استخدام¬کنندگان انتخاب برتر خود را مشخص می‌کنند. همچنین در صورت عدم انتخاب برتر یا شکست مذاکرات برای انتخاب کارجو، تیم استخدام باید یک کاندید پشتیبان انتخاب کند. درصورتی‌که هیچ یک از نامزدها شرایط جذب را رعایت نکنند استخدام‌کنندگان باید تعیین کنند که آیا فرایند استخدام را از سر بگیرند یا خیر. در این صورت استخدام‌کنندگان باید در مورد تعدیل یا تغییر ارزیابی فرایند جذب برای انتخاب کارجو مطلوب بحث کنند.
۱۲. بررسی مراجع:
این بررسی‌ها باید اطلاعاتی که توسط متقاضی در مورد شغل قبلی به اشتراک گذاشته‌شده مانند عملکرد شغلی، تجربه، مسئولیت‌ها، رفتار در محل کار و غیره را تأیید کند. سؤال معمولی که از مراجع باید پرسیده شود این است که آیا این شخص را مجدداً استخدام می‌کنید؟
۱۳. پیشنهاد شغلی:
زمانی که کارجو موردنظر انتخاب شد سازمان باید پیشنهاد اولیه را ارائه دهد. نامه ارائه‌شده باید شامل حقوق، مزایا، تاریخ شروع کار، دستمزد مازاد احتمالی، سیاست‌های دورکاری، امکانات شرکت و سایر شرایط و ضوابط اشتغال باشد. احتمالاً مذاکرات ادامه دارند، بنابراین استخدام‌کنندگان باید از نظر داخلی مشخص کنند که کدام بخش فرم پیشنهادی قابل مذاکره است و کدام نیست. معمولاً برای مواردی چون حقوق و دستمزد، انعطاف‌پذیری برنامه کار یا دورکاری، امکان مذاکره وجود دارد.
۱۴. استخدام متقاضی:
پس از اتمام مذاکرات و زمانی که متقاضی پیشنهاد شغلی را پذیرفت، استخدام می‌شود. بعد از این، فرایندی برای پر کردن و تشکیل مستندات مربوط به اشتغال(مثل نام‌نویسی، تهیه کلیه مدارک لازم و دفترچه راهنمای کارمندان سازمان) آغاز می‌شود.
۱۵. حمایت و پشتیبانی:
استخدام کارمند جدید پایان فرایند استخدام نیست. حمایت کارمند جدید با استقبال و خوش‌آمد گویی روشی است که به ایجاد رابطه بلندمدت بین فرد و شرکت کمک می‌کند؛ نامه خوش‌آمد گویی به‌شدت توصیه می‌شود. مدیر باید قبل از فرد موردنظر در شرکت حاضر شود تا به او خوش‌آمد بگوید. فضای کاری کارمند جدید باید قبل از روز اول کاری او، تمیز، مجهز به مدارک و تجهیزات لازم باشد. اگر جهت‌گیری بخشی از فرایند حمایت است اطمینان یابید که کارمند شما درک دقیقی از انتظارات و برنامه‌ریزی آن رویدادها داشته باشد.
استفاده از تکنولوژی در فرآیند جذب و استخدام:
درحال حاضر ۹۸ درصد ۵۰۰ شرکت برتر دنیا برای مدیریت فرآیند جذب و استخدام خود از راهکارهای آنلاین استفاده می‌کنند، تا بتوانند مدیریت و ارزیابی بهتری بر روی حجم بالای اطلاعات و رزومه‌ها داشته باشند.
یکی از این نرم‌افزارهای آنلاین (ApplicantTracking System (ATS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند جذب و استخدام است. این سیستم به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا در فرآیند استخدام خود دقیق‌تر، راحت‌تر و با هزینه کمتر روند جذب و استخدام اتفاق بیفتد.
ATS از پرتال شغلی آنلاین تا مدیریت، دسته‌بندی و ارزیابی رزومه‌ها در کنار تیم منابع انسانی سازمان‌ها است.
